資材調達の手続き

資材取引の流れ

　ＪＲ東海の資材取引における流れをご説明します。

　はじめに、ＪＲ東海との取引にあたっては、資材取引先としての登録手続きが必要となります。取引先登録が完了した後、必要資材について発注／受注により資材取引契約を締結します。また、資材の納品後も保守・メンテナンスといったアフターケア及び品質保証をご提供いただきます。
　なお、ご提出いただく関係書類や各種のコミュニケーションについては、日本語でお願いします。契約に関しては、日本法により解釈され処理されることとします。

Ⅰ.資材取引先登録までの手続き

　ＪＲ東海とのお取引を希望される場合、所定の資材取引先登録手続きを完了していただく必要があります。

資材取引先登録手続きフロー

1取引申込

　取引希望の旨を、下記の必要事項と併せて指定窓口(procurement@jr-central.co.jp)までお知らせください。
【必要事項】

1.貴社名（商号）
2.本社所在地（住所、郵便番号）
3.取引を希望する資材（具体的な資材内容、製品仕様、価格見込、納入実績、製造拠点）
4.ご担当者（部署、役職、氏名、住所、郵便番号、電話番号、E-mailアドレス）
5.その他（ホームページをお持ちの場合はお知らせください）

お送り頂きました情報は新規取引の検討にのみ使用します。
取引申込の際は、日本語でお願いします。
取引先登録には必要事項の十分な記載が必要です。

2受付・一次審査

　受け付けた取引申込内容に基づき、資材取引先としての審査を行います。
　審査では、財務諸表などの経営資料及び取引申込時に提供いただいた製品仕様などの製品情報をもとに、経営状態やＪＲ東海における貴社取引希望資材に関する需要について検討の上、判断します。採用の可能性のない場合を除き、品質・技術審査に進みます。
　また、不明な点があるなど必要により、企業・製品情報についてお問い合わせする場合があります。

3品質・技術審査

　貴社取引希望資材について、品質及び技術上の審査が必要と判断した場合、そのための試験を行います。試験の内容は資材毎に異なるため、個別のやり取りの中で技術的要件や試験方法などの必要な情報は提供します。
　また、審査にあたっては必要によりサンプル品の送付や打合せ等について依頼する場合があります。

4二次審査

　二次審査及び新規資材取引先登録に必要となる書類様式を送付しますので、貴社の詳細な経営情報及び社内体制を記載した会社要覧などとともに、登記簿などの公的な証明書類をご提出いただきます。
　ご提出いただいた審査書類をもとに、経営の健全性・安定性や資材の安定供給などを、「取引先の皆様に求めるもの」の各項目とともに、総合的に検討し、取引先登録の可否について判断を行います。

5取引基本契約締結

　取引基本契約を締結します。
　また、ＪＲ東海との取引において利用を推奨しております電子調達システムについての説明も併せて行います。

6取引先登録・通知

　ＪＲ東海指定の新規資材取引先登録用書類をご提出していただいた後に、ＪＲ東海にて登録手続きを行います。

これらは標準的な手続きです。
ＪＲ東海では、今後、標準的な手続きから著しく異なる取引先登録を行う場合には、その手続方法の概要をホームページでお知らせします。
なお、取引先登録の手続きについて、ご質問がある場合には、procurement@jr-central.co.jpにお問い合わせください。

Ⅱ.資材取引における手順

　標準的な資材取引に係る手続きを説明します。

資材取引手続きフロー

1資材需要の発生

　ＪＲ東海にて、発生した需要をもとに、必要な資材の仕様や数量、所要期等を決定します。

2見積依頼準備

　資材取引登録済のサプライヤーについて、「資材調達における基本的考え方」や「取引先の皆様に求めるもの」を中心に、当該資材需要に適したサプライヤーを総合的に評価し、見積依頼先の選定を公正かつ公平に行います。

3見積依頼

　選定された見積依頼先に対して見積書の提出を依頼します。
　また、見積依頼先から技術提案をいただく場合には、見積依頼時にお知らせします。

4見積作成・提出

　ＪＲ東海指定の提出期限までに見積書をご提出ください。
　なお、鉄道の運転保安上重要な資材についてお取引する場合は、見積提出までにＩＳＯ９００１類の認証又は品質管理方法を規定したマニュアル等のご提出が必要となります。

5交渉・契約締結

　原則として、仕様や納期などの見積条件を満たした最低価格の見積を提出した見積依頼先と、契約金額及びその他の条件について交渉し、双方の合意の内容で資材発注を行います。

6製作・納品

　受注後は契約内容に基づき資材を製作していただき、契約納期内に指定された場所に納品していただきます。

7検収

　納品時には資材について必要な検査を行い、検査の合格をもって納品の完了とします。

8支払

　検査に合格した後、契約により定めた支払い手続きを行います。

これらは標準的な手続きです。
ＪＲ東海では、今後、標準的な手続きから著しく異なる調達を行う場合には、その手続方法の概要をホームページでお知らせします。
なお、調達の手続きについて、ご質問がある場合には、procurement@jr-central.co.jpにお問い合わせください。

Ⅲ.アフターケア・品質保証

　安全・安定輸送の確保を最優先に、長期にわたり安定的かつ十分にその社会的使命を果たし続けていくことが求められる鉄道事業では、それに供される資材にも長期的な品質の維持が求められますので、品質保証体制は、資材取引において個別に契約で約定します。
　そのため、「Ⅱ.資材取引における手順」における納品後の品質を保証していただくと共に、保守・メンテナンスといったアフターケアを実施していただくことが非常に重要です。
　また万が一、資材に関連する異常が発生した際には、技術面でのサポート情報の提供や点検、原因究明、当社調査への協力といった対応を迅速にしていただく必要があります。
　なお、アフターケア・品質保証についてＪＲ東海が具体的に求めている内容は、「取引先の皆様に求めるもの」に記載しています。